展示会スタッフの説明がばらつくときに、先に決めておきたいこと

展示会では、ブースに立つスタッフの人数をそろえるだけでは、現場は安定しません。同じ商品やサービスを案内しているはずなのに、スタッフによって説明の入り方が違う。ある人は機能から話し、別の人は価格から入り、また別の人は会社説明から始める。こうした状態は、来場者にとっても判断しにくいものです。

説明のばらつきは、スタッフの経験差だけで起きるわけではありません。多くの場合、最初に何を伝えるか、どこまで聞くか、どの条件なら社員へつなぐかが曖昧なまま当日を迎えていることが原因です。

展示会の現場では、一人ひとりの話し方を完全にそろえる必要はありません。むしろ、自然な会話の余地は残しておいた方が、来場者との距離は近くなります。

ただし、説明の順番まで人によって違うと、現場全体の案内品質が不安定になります。最初に伝えること、興味を持った方に追加で話すこと、社員へ引き継ぐ前に確認すること。この3つだけでも決めておくと、スタッフごとの説明差はかなり減らしやすくなります。

ブース前の第一声は、商品説明を始める言葉ではなく、立ち止まるきっかけを作る言葉です。長い説明をいきなり始めるよりも、「本日こちらで商品のご案内をしています」のように、何の案内かが短く伝わる言葉の方が会話に入りやすい場面があります。

大切なのは、来場者が一瞬で判断できることです。誰に向けた案内なのか、何を見られるのか、少し聞いてもよさそうか。第一声でそこまで分かると、その後の説明に進みやすくなります。

展示会では、来場者が複数のブースを回っています。こちらが伝えたいことを全部話そうとすると、相手が知りたいことに届く前に会話が終わってしまうことがあります。

最初は短く概要を伝え、反応を見てから詳しい説明に入る。質問が出たら、その部分を深く話す。こうした流れにしておくと、スタッフも説明しやすく、来場者も聞きやすくなります。

名刺をいただけたとしても、何に興味を持っていたのかが残っていなければ、展示会後の連絡は弱くなります。後から社員が連絡するときに、どの話から始めればよいか分からないためです。

業種、検討時期、興味を持った商品、聞かれた質問、すぐ相談したい内容があるか。すべてを細かく聞く必要はありませんが、最低限残す情報を決めておくと、展示会後の営業活動につなげやすくなります。

展示会当日は、社員がすべての来場者に対応できるとは限りません。だからこそ、どの状態ならその場で社員へつなぐのかを事前に決めておく必要があります。

たとえば、具体的な導入時期を話している方、予算や担当部署の話が出た方、詳しい条件確認が必要な方は社員へ引き継ぐ。情報収集中の方は、名刺と関心内容を残して後日連絡する。こうした判断基準があるだけで、現場の動きはかなり整理されます。

LUNEXAでは、展示会場での声かけ、商品・サービス説明、来場者ヒアリング、社員への引き継ぎ条件、スタッフ向けの共有トークづくりをご相談いただけます。

スタッフを配置するだけではなく、当日の会話が展示会後の商談や問い合わせにつながるように、現場で使いやすい言葉と流れを一緒に確認します。まだ支援範囲が固まっていない段階でも、現在の課題から整理できます。

展示会の目的、案内する商品やサービス、来場者に確認したいこと、社員へ引き継ぎたい条件が分かっていると、初回相談が進めやすくなります。

まだ決まっていない項目があっても問題ありません。現場で困っていること、スタッフに任せたい範囲、自社社員が対応したい範囲を分けておくと、必要な準備を一緒に確認できます。